Die Einführung und Definition von Kennzahlen hilft bei der Beurteilung der Qualität und Wirtschaftlichkeit von Wissensmanagement-Projekten. Anhand von Kennzahlen lassen sich klare Ziele und Rahmen für ein Projekt und dessen Erfolg abstecken.
Der Wert eines Projektes lässt sich nicht immer mit Hilfe von wirtschaftlichen Messgrößen, wie Return on Investment, quantifizieren, da diese oft nur mit groben Abschätzungen erfasst werden können. Für die Durchsetzung eines neuen Systems liefern sie die stärksten Argumente.
Kennzahlen, z.B. die Anzahl der Anwender oder Zugriffe auf das System, lassen sich zwar einfach in die Software implementieren, treffen dabei aber erstmal mehr eine Aussage über die Quantität. Die Bestimmung von Messgrößen für die Qualität der Informationen erfordert u.a. das Feedback durch die Anwender, indem sie z.B. über die Verwendung der Informationen bei der Problemlösung berichten.
Wissensmanagement-Projekte beschränken sich nicht allein auf die Einführung einer den Informationsaustausch unterstützenden Software, sondern sie bewirken auch einen Wechsel in der Unternehmenskultur einer Organisation. Die Bildung von Wissensnetzwerken erhöht die persönliche Wissensbasis jedes einzelnen Teilnehmers, seine Kenntnisse über die Kompetenzen der anderen und seinen Zugriff auf die Informationen innerhalb der Gemeinschaft. Anhand von Interviews mit den Teilnehmern lassen sich Aussagen über die Wirkung des Wissensmanagement-Projekts auf den einzelnen Beschäftigten treffen.
Vor dem Start eines Projektes sollten die relevanten Kennzahlen definiert werden, damit der Status vor der Einführung erfasst werden kann. Der Erfolg des Projektes lässt sich dann anhand eines Vorher-Nachher-Vergleichs bemessen. Während der Einführungsphase sind anhand der Kennzahlen Zwischenbewertungen des Projektverlaufs möglich.